Privacybeleid van Woolman voor het klantenregister

Privacybeleid van Woolman voor het klantenregister

Woolman verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen en slaat ze op in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG) en de nationale privacywetgeving. We voeren duidelijke gedefinieerde gegevensbeschermingsprocessen, documentatie, beleidslijnen en gegevensverwerkingsprocessen uit.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Woolman, bedrijfs-ID: 2817702-7. Adres: Kauppakatu 39, 40100 Jyväskylä, Finland

2. Gegevenscontactpunt

Woolman Kauppakatu 39, 40100 Jyväskylä, Finland. Vragen en verzoeken in verband met het beheer van gegevens en persoonsgegevens worden beantwoord via support@woolman.io. 

3. Naam van het register

Klantenregister van Woolman

4. Basis voor de verwerking van persoonsgegevens

De legitieme basis voor de verwerking van persoonsgegevens is de contractuele relatie tussen Woolman en de klant, de intentie om een relatie met de klant aan te gaan, de toestemming van de klant, een verzoek van de klant voor samenwerking of een andere legitieme basis.

Gegevens van betrokkenen kunnen gebruikt worden voor de volgende doeleinden:

  • de identificatie van de klant en gebruikersbeheer
  • de klantenservice, het klantenrelatiebeheer en de administratie,
  • de verzekering van services, betalingen en kwaliteitscontrole,
  • de ontwikkeling van bedrijfsprocessen,
  • de analyse, groepering, rapportering en vormgeving van statistieken
  • het uitvoeren en de follow-up van marketing, communicaties en de verkoop,
  • doelgerichte en gepersonaliseerde services, het houden van campagnes, het beheer van het serviceproces,
  • het beheer van de contacten en de gebruikersgeschiedenis,
  • het vermijden en oplossen van wanpraktijken en probleemsituaties,
  • het houden van marktonderzoek.

De verwerking van persoonsgegevens kan uitbesteed worden binnen de onderneming of aan derden in naleving van de gegevensbeschermingsverordening van de EU en de nationale wetgeving.

5. Inhoud van het gegevensregister

Het register kan de volgende gegevens bevatten:

  • contactgegevens, zoals de voornaam en achternaam, het adres, het e-mailadres, het telefoonnummer en de titel van een persoon
  • beperkingen en toestemmingen die de betrokkene gegeven heeft met betrekking tot de services
  • andere inhoud die geleverd is door de betrokkene of aan hem gelinkt is over zichzelf of over de organisatie die hij vertegenwoordigt,
  • identificatiegegevens die nodig zijn om de identiteit van de gebruiker vast te stellen,
  • de begin- en einddatum van de relatie met de klant
  • factureerbare services die de gebruiker gebruikt, waaronder facturatiegegevens en betaalgegevens,
  • het gebruik van de website op basis van het IP-adres en cookies
  • acties die uitgevoerd zijn door de afdelingen verkoop, marketing en communicatie, en 
  • inhoud die de betrokkene verstrekt heeft, zoals feedback,
  • informatie over de geleverde klantenservice,
  • gegevensbeheerinformatie, zoals de datum van opslag, de gegevensbron van informatie en
  • andere mogelijke informatie die verzameld is met de toestemming van de betrokkene.

6. Opslagperiode van de gegevens

De gegevens zullen opgeslagen worden voor de duur van de relatie met de klant en tot 24 maanden na de beëindiging ervan. Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel van de verwerking, zullen alle gegevens en back-upbestanden gewist worden uit het register. Geanonimiseerde gegevens over de klantenrelatie kunnen voor altijd gebruikt worden voor wetenschappelijke of statistische doeleinden, maar er bestaat dan geen verband met de gegevens van de betrokkene.

7. Reguliere bronnen van gegevens

Gegevens kunnen van klanten verzameld worden, wanneer ze de services en de klantenservice van Woolman gebruiken met betrekking tot marketing en communicaties en wanneer de klant een co-creatie aangaat van producten en services, deelneemt aan een onderzoek, vragenlijsten invult of zich registreert.

Er kunnen ook gegevens uit de volgende bronnen worden verzameld:

  • cookies en aan cookies gerelateerde technologieën. We kunnen de volgende “cookie”-informatie verzamelen: je IP-adres, het tijdstip van je bezoek, de pagina's die je bezocht hebt en de duur en browser. Je kunt de voorkeuren in je browser of op je apparaat wijzigen om de acceptatie van cookies te vermijden of te beperken.
  • ons netwerk en partners
  • serviceproviders, zoals directorybedrijven, openbare registers
  • en andere legitieme bronnen.

8. Reguliere overdrachten van gegevens binnen de EU of buiten de EER

  • Persoonsgegevens worden verwerkt door Woolman of door derden die werken uit naam van Woolman. Er zullen geen andere overdrachten van gegevens worden uitgevoerd. Persoonlijke informatie mag overgedragen worden of aanvaard worden in tijdelijke dossiers met de toestemming van de klant. De gegevens in deze registers zullen enkel behandeld worden voor een specifiek doeleinde met duidelijk gedefinieerde instructies.
  • De gegevens zullen overgedragen worden aan de autoriteiten, zoals er vereist wordt door de wet of voor juridische procedures, zoals onderzoeken naar wanpraktijken en het vermijden ervan.
  • De gegevens kunnen, wanneer dat nodig is, overgedragen worden buiten de EU of de EER in naleving van de gegevensbeschermingsverordening van de EU en de nationale wetgeving.
  • Woolman behoudt zich het recht voor om alle gegevens over te dragen aan een derde, waaronder persoonsgegevens, bij een overname, fusie of andere zakelijke regeling van het bedrijf.

9. Gezamenlijke beheerders met Facebook

We hebben afzonderlijke informatie over onze rol van gezamenlijke beheerder met Facebook en je kunt die hier vinden.  

10. Beschermingsprincipes van het register

Alle opgeslagen persoonsgegevens zijn vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt in technologische overdrachten via beveiligde interfaces. Enkel personen die wegens hun taken toegang moeten hebben tot de systemen, hebben het recht om de persoonsgegevens te verwerken. Gegevens worden opgeslagen in systemen die beveiligd zijn met strenge technische beschermingsmaatregelen en de toegang is beperkt aan de hand van gebruikerscontroles en -identificaties.

11. Profilering

De verwerking van de geregistreerde gegevens van betrokkenen kan profilering bevatten. Het doeleinde van profilering is om de marketing, de communicaties, de verkoop en de klantenservice te richten op de juiste ontvangers.

12. Rechten van de geregistreerde betrokkene

Recht op toegang en correctie

De betrokkene heeft het recht om te vragen dat onnauwkeurige gegevens gecorrigeerd worden. Dit moet gebeuren in schrijven in overeenstemming met sectie 2 van dit document. De betrokkene heeft het recht om de gegevens van hem die opgeslagen en verwerkt worden, te verkrijgen. Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens moeten gestuurd worden in overeenstemming met sectie 2 van dit document. Er zal een antwoord op het verzoek gestuurd worden, wanneer de authenticiteit van de persoon bevestigd is.

Het recht op verbod tot verwerking

De betrokkene heeft het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verbieden zijn gegevens te verwerken voor de doeleinden van direct marketing en verkoop door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte te stellen in overeenstemming met sectie 2 van dit document.

Recht op wissing

De betrokkene heeft het recht om de verwerkingsverantwoordelijke zijn persoonsgegevens onverwijld te doen wissen.  Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens moeten gestuurd worden in overeenstemming met sectie 2 van dit document.

Het recht om vergeten te worden

De betrokkene heeft het recht om vergeten te worden. Alle persoonsgegevens van de betrokkene zullen dan onmiddellijk en voor altijd gewist worden van de Nordic Shipping-app van Woolman, tenzij er een legitieme reden bestaat voor het behoud ervan. Als een betrokkene zijn recht om vergeten te worden wil uitoefenen, kan er een verzoek gestuurd worden in overeenstemming met sectie 2 van dit document.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

De betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, vaakgebruikt en door een machine leesbaar formaat. Het volgende is enkel van toepassing op de gegevens die de betrokkene verstrekt heeft.  Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens moeten gestuurd worden in overeenstemming met sectie 2 van dit document. Er zal een antwoord op het verzoek gestuurd worden, wanneer de authenticiteit van de persoon bevestigd is.

Recht op de beperking van de verwerking en profilering

De betrokkene heeft het recht om de beheerder te verbieden zijn gegevens te verwerken en/of er profilering op uit te voeren. Dit zou van toepassing kunnen zijn op een situatie waarin de betrokkene aan het wachten is op een antwoord van Woolman op een verzoek om gegevens te corrigeren of te wissen. De verzoeken moeten gebeuren in overeenstemming met sectie 2 van dit document. 

Het recht om een klacht in te dienen

De betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende instantie over de manier waarop de verwerkingsverantwoordelijke zijn persoonsgegevens verwerkt. De klacht moet worden ingediend bij de toezichthoudende instantie, die zich bevindt in Finland, namelijk het Office of the Data Protection Ombudsman (https://tietosuoja.fi/en/home)

13. Wijzigingen aan ons privacybeleid

Woolman ontwikkelt zich voortdurend en behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen en updates in dit privacybeleid aan te brengen. Er kunnen ook wijzigingen worden uitgevoerd op basis van een veranderde wet. Alle wijzigingen gaan onmiddellijk na het bekendmaken ervan van kracht. Woolman raadt de betrokkene aan om deze pagina regelmatig te raadplegen voor de recentste informatie over onze privacybeleidslijnen.